Herinner jij nog die  ‘overgangsmomenten’  van vroeger? Je weet wel die momenten waardoor je uit evenwicht raakt omdat alles ‘nieuw’ is. Of omdat er zoveel tegelijk op je afkomt. Ik weet nog goed hoe spannend ik het vond om naar de middelbare school te gaan. De eerste weken was ik continu de weg kwijt in dat grote gebouw.
De stress die ik toen had staat mij nog steeds bij. Als een kip zonder kop rende ik door het pand, bang om te laat te komen in het leslokaal. Het is dan ook niet gek dat ik de brugklas twee maal heb gedaan. Het eerste jaar stond in het teken van overleven en vooral aanpassen aan deze nieuwe situatie. Toen ik eenmaal was geland ging het leren van een leien dakje.

Er zijn gebeurtenissen die je echt kunnen raken, denk aan, de overgang van basisschool naar middelbare school, studiekeuze of starten in een (nieuwe) baan. Ook life events kunnen je uit het veld slaan, zoals het krijgen van een kind, een scheiding of verhuizing. Wat vaak onderbelicht blijft, is dat een gewone dag ook uit veel ‘schakelmomenten’ bestaat. Denk eens aan deelnemen van verschillende vergaderingen op een dag, deadlines, een overleg met je leidinggevende, inkomende telefoontjes. De een gedijt er goed bij, de ander ervaart het als kleine of grote stressmomenten. En dat kan ervoor zorgen dat je overprikkeld raakt. Zeker in deze hectische wereld waarbij snel resultaten moeten worden geboekt en KPI’s en doelen om je oren vliegen.

Elize een vrouw van midden dertig vertelde mij hoe vermoeid zij was. Zij legde uit dat na een drukke werkdag zij naar de crèche haastte om haar dochter op te halen. Terwijl haar dochter op de achterbank zat, in het kinderstoeltje, hoorde zij het bekende geluidje van haar telefoon. Er kwamen nog berichten binnen. Het lukte haar niet meer om te kletsen met haar dochter, haar hoofd zat nog steeds vol met gedachten over haar werk. Haar hoofd bleef overuren maken, ook in de avond.

We zijn gaan kijken hoe we orde in de chaos konden brengen.

Werkstroom
Op de werkplek bleek dat stapels papieren zich opstapelden. De mappenstructuur hebben wij aangepakt en een manier gevonden om al die losse TO DO’S op geeltjes te bundelen in een overzichtelijk systeem. Het werd Elize duidelijk dat het verstandig was om bepaalde zaken te automatiseren, denk aan vaste emails formats gebruiken voor terugkerende vragen.

Duidelijkheid creëren
We hebben onderzocht welke taken veel energie kosten. In overleg met haar manager heeft zij een taak kunnen overdragen aan een collega, omdat het niet past bij haar skillset. Vervolgens hebben wij een dagplan gemaakt. Al haar gedachten zet zij om in concrete acties & heldere doelen. Elize merkte op dat zij ruimte ervaarde in haar hoofd omdat zij zich goed had voorbereid en duidelijkheid had gecreëerd voor zichzelf.

Pauze en rustmomenten
Overgangsmomenten op het werk kunnen stressvol zijn. Zorg ervoor dat je voldoende tijd neemt voor pauzes en creëer rustmomenten om te herstellen.
Dit noem ik ‘oplaadtijd’. Elize vond het fijn om een korte wandeling te maken en naar rustgevende muziek te luisteren.

Communiceer je behoeften
Het is natuurlijk afhankelijk van de cultuur en mensen waarmee je werkt, in Elize’s geval heeft zij met haar directe collega en leidinggevende besproken wat haar zou helpen.
Bijvoorbeeld: Ondersteuning om overzicht te behouden als zij bepaalde deadlines moest halen, tijd en ruimte om op te laden etc.

Schakelmomenten
Vaak merk je pas te laat op dat je overprikkeld bent. Elize is gaan letten op de signalen, zodat zij sneller doorheeft wanneer het ‘mis’ dreigt gaat. Het helpt haar om na het afronden van een activiteit een incheckmoment te plannen. Zij neemt enkele minuten om bij zichzelf na te gaan hoe zij zich voelt.

Werk afronden
Elize bleek vaak gehaast weg te gaan van haar werk. Dit zorgde ervoor dat al die ‘open eindjes’ mindspace innamen, waardoor zij niet tot rust kwam. Door aan het eind van een werkdag 15 tot 30 minuten in te plannen om het werk af te ronden, sluit zij beter haar dag af. Elize maakt een gestructureerde planning voor de volgende dag en verdeelt het werk in behapbare brokken. Vervolgens noteert zij alle open eindjes, maakt een TO DO lijst (app To Do is handig) en stelt prioriteiten.